Yrityksen pahimmat kassavirtavirheet – vältä näitä

Yritystä pitäisi aina johtaa kassavirran kautta. Lyhyesti sanottuna kassavirta on käteistä, jota virtaa yrityksen kassaan ja sieltä pois. Yrityksen menestyksen kannalta on tärkeää, että sen tulot ovat suuremmat kuin sen menot. Tällöin kassavirran sanotaan olevan plussalla ja sen ansiosta laskut voidaan maksaa ajallaan ja yrityksen tulevaisuus on valoisa. Idealtaan kassavirran kautta johtaminen on yksinkertainen konsepti, mutta se voi aiheuttaa yrityksen omistajalle päänvaivaa.

Kun asiat eivät mene suunnitelmien mukaan, kassavirta voi jopa käydä negatiivisella ja se jos jokin aiheuttaa stressiä itse kullekin. Kassavirran seuraaminen ja sen vaihteluiden ennustaminen on yrityksen toiminnan kannalta tärkeää ja yrittäjän tulee olla ajan tasalla kassavirran reaaliaikaisesta tilanteesta aina.

Tässä artikkelissa katsomme, kuinka yrittäjät voivat välttää pahimpia kassavirtaan liittyviä virheitä ja varmistaa, että yrityksen rahoitus pysyy oikealla polulla.

Arvioi tulevaisuuden kassavirta realistisella otteella

Vaikka menestyneen yrittäjän tuntomerkkejä ovatkin aina positiivisuus ja optimistisuus, liiallinen positiivisuus etenkin kassavirtaan liittyen voi kostautua. Hyvä asenne on yrittäjälle tärkeä siksi, että yrittäminen vie aikaa ja päivät ovat pitkiä. Kassavirran kanssa kannattaa kuitenkin pitää asenne realistisena.

Kaikki kiinnostuneet ostajat ja asiakkaat eivät tee ostosta. Myyntiluvut voivat ampaista taivaisiin tiettyinä vuodenaikoina yrityksen alasta riippuen (kuten jouluna), mutta yrittäjän tulee huomioida myös hitaammat kuukaudet. Siksi kassavirtaennustetta luodessa yrittäjän olisi hyvä turvautua edellisten vuoden lukemiin ja yrityksen historiaan. 

Uusilla yrityksillä ei välttämättä ole edellisten vuosien lukuja, joita vertailla. Tällöin kassavirtaennusteen tekeminen voi olla haastavaa. Paras ote on kuitenkin katsoa kassavirtaa mahdollisimman realistisesti ja mieluummin arvioida luvut alakanttiin kuin liian positiivisesti. Joissakin tapauksissa voi olla jopa hyödyllistä käyttää hyväkseen konsulttia tai mentoria, joka osaa avustaa ja ohjata ensimmäisten vuosien kassavirtaennusteen luomisessa.

Nettikasinot ovat oikea paikka arvailuille ja uhkapeleille, mutta mitä oman yrityksen kassavirran suunnitteluun tulee, sitä ei kannata jättää arvausten varaan.

Startup vaiheen impulsiivisia ostoja pitäisi välttää

Valitettavan usein uudet yrittäjät käyttävät liikaa rahaa yrityksen perustamis- ja startup -vaiheessa. Vaikka se on totta, että rahaa pitää investoida yritykseen ja rahan ansaitsemiseksi pitää hieman kuluttaakin rahaa, uusien yrittäjien tulisi pysyä tiukassa budjetissa. Startupien alkuvaiheet ovat aina epävarmoja ja myynnit epätasaisia. Siksi on tärkeää, että yrittäjä suunnittelee yritykselle tiukan budjetin ja pitää siitä kiinni. 

Impulsiiviset ostot ja investoinnit pitäisi siis jättää myöhemmälle. Yrittäjän tulisi investoida ja kuluttaa rahaa vain sellaisiin asioihin, jotka ovat yrityksen toiminnan kannalta välttämättömiä. Mitä matalammalla yrityksen alkuvaiheen kulut voidaan pitää, sen parempi se on yrityksen toiminnan kannalta tulevaisuudessa. 

Kun yritys on vihdoin päässyt eteenpäin startup vaiheesta ja noussut kunnolla jaloilleen, suurempien ostosten tekemistä voi alkaa harkita.

Myöhästyneet saatavat pitäisi periä aktiivisesti

Suuri hidaste kassavirralle syntyy myös myöhästyneistä saatavista. Etenkin pienyrittäjät saattavat joutua vaikeuksiin jo silloin, kun yksikin lasku on myöhässä. Omia saataviaan pitäisi siis periä aktiivisesti heti, kun lasku on myöhässä. Maksun myöhästymisestä on myös hyvä asettaa erillinen kulu ja viivästyskorko, joka mainitaan sekä laskussa että mahdollisessa toimeksiantosopimuksessa.

Jos lasku on myöhässä, yrittäjän tulisi olla heti yhteydessä asiakkaaseen sähköpostilla tai puhelimitse. Ystävällinen muistutus on paikallaan, jotta maksu saadaan perittyä mahdollisimman nopeasti. Ylimääräisistä muistutuslaskuista pitäisi periä lisäkuluja ja jos laskua ei vieläkään makseta, se tulisi lähettää perintään. 

On olemassa joitakin yrityksiä, jotka voivat ostaa yrittäjältä laskut. Tällöin yritys maksaa yrittäjälle laskujen summan ja se perii niitä asiakkaalta suoraan itse. Tämä voi olla hyvä vaihtoehto sellaisissa tilanteissa, joissa muistutuksista huolimatta asiakas ei ole maksanut laskua. Tällöin yrittäjä saa saatavansa (tai ainakin suuren osan niistä) eikä kassavirta kärsi liikaa.

Kassavirtabudjetin seuraaminen on välttämätöntä

Kun kaikki yllä mainitut asiat ovat kunnossa, yrityksen kassavirta näyttää yleensä jo melko hyvältä. On kuitenkin vielä tärkeää muistaa seurata tiiviisti yrityksen budjettia ja sitä pitäisi ennakoida jo kuukausia etukäteen. Joskus yrityksen pitää ostaa sisään esimerkiksi suuria inventaarioita joulun tai muun sesongin alla. Tällöin yrityksen budjetti saattaa hetkellisesti mennä hyvin tiukalle. Tällaisiin tilanteisiin on tärkeää osata varautua hyvissä ajoin etukäteen. 

Yrittäjän tulisi luoda omaa yritystä varten tarkka budjetti ja seurata sitä tiiviisti. Kun yritys pysyy budjetin sisällä, kassavirta pysyy myös positiivisena eivätkä ylimääräiset kulut pääse yllättämään. Yrityksen budjetin luominen on ihan yhtä tärkeää kuin oman, henkilökohtaisen budjetin luominen. 

Budjettia pitää myös muistaa aina päivittää sitä mukaa, kun yrityksen kulurakenne ja tulot muuttuvat.

Yrityksen tilillä pitäisi olla hyvä puskuri

Vaikka kassavirta ja kassavirtaennuste olisivat paikoillaan ja budjetti kunnossa, itse kullekin tulee silloin tällöin vastaan tiukkoja kuukausia. Ylimääräiset kulut, remontti ja investoinnit saattavat yllättää. On tärkeää, että yrityksen tilillä on jonkin verran puskuria pahan päivän varalle. Ideaalissa tilanteessa yritys aloittaa jo toimintansa pienen puskurin turvin. Jos yritys nimittäin elää kädestä suuhun, ylimääräiset ja yllättävät kulut saattavat johtaa siihen, että yrittäjän pitää ottaa lainaa.

Vaikka lainan ottaminen yritykselle ei ole huono vaihtoehto, se voi silti tulla turhan kalliiksi pitkällä juoksulla etenkin pienyrittäjille. Kun yrityksen omalla tilillä on rahaa ainakin muutaman kuukauden kulujen verran, yrittäjänkin mieli on levollisempi. 

Luotolla ja lainalla ostaminen voi olla kallista

Monet yrittäjät hankkivat luottokortteja tai ottavat lainaa yritykselle. Kun luottoa oikeasti tarvitsee, se ei ole ollenkaan huono vaihtoehto. Yrittäjän tulisi kuitenkin pitää mielessä, että kaikissa luottokorteissa ja lainoissa on aina mukana korkoja ja kuluja. Tällaiset ylimääräiset kustannukset saattavat pitkällä juoksulla maksaa yrittäjälle mansikoita. 

Etenkin yrityslainat tuppaavat olemaan melko hintavia ja ne pitää yleensä maksaa pois melko nopeasti. Lainoista koituvat ylimääräiset kuukausittaiset kulut saattavat käydä raskaaksi.

Tästä samasta syystä yrittäjien (etenkin aloittelevien sellaisten) pitäisi välttää lainojen, luottokorttien ja osamaksujen ottamista. Niistä koituvat kulut voivat nopeasti nousta tarpeettoman suuriksi.

Jos ylimääräisiä akuutteja kuluja tulee vastaan, yrityksen kassavirran kannalta on usein parempi pyytää laskulle maksuaikaa tai siirtää maksupäivää sen sijaan, että otetaan kallis laina tai osamaksusopimus.